Accounting beim LSP
Accounting Teams werden in unserer Branche oft weniger wahrgenommen.
Dabei ist eine effiziente, gründliche und transparente Herangehensweise an das Thema für den Unternehmenserfolg genauso wichtig wie die Aufrechterhaltung entsprechender Qualitätstandards.
Aber wieso ist das so? Welche Ebenen spielen hier eine Rolle? Wieso empfinden wir diese Aufgabe als so elementar? Gemeinsam mit zwei unserer Teammitgliedern aus dem Accounting Team sind wir diesen Fragen auf den Grund gegangen.
Alena und Dorothea sind beide seit mehreren Jahren im Accounting bei tsd tätig und waren auch zuvor in anderen Unternehmensbereichen bei uns aktiv.
tsd: Vielen Dank, dass ihr euch heute Zeit für ein kleines Interview genommen habt. Könnt ihr zu Beginn einmal kurz erläutern, welche Aufgaben ihr grundsätzlich übernehmt und mit wem ihr im Unternehmen hauptsächlich interagiert?
Dorothea: Zu unseren Aufgaben gehören klassische Themen wie Rechnungsstellung, Rechnungseingang und betriebliche Buchhaltung, aber auch Zeiterfassungsmanagement, Controlling und KPI Reporting. Wir haben also mit allen Kollegen in irgendeiner Weise zu tun.
Alena: Ich bin dazu noch unsere interne „Plunet-Beauftragte“ und kümmere mich um die Umsetzung und Nutzung der Project Management Software in unserem Unternehmen.
tsd: Dorothea, du bist auf eigene Initiative vom Project Management Team ins Accounting Team gewechselt. Was hat dich damals dazu motiviert?
Dorothea: Nach 8 Jahren im Project Management Team brauchte ich einfach einen kleinen Tapetenwechsel. Da ich recht zahlenaffin bin und mich buchhalterische Themen auch während meiner Ausbildung schon interessiert haben, war das für mich eine super Gelegenheit, mich weiterzuentwickeln.
tsd: Für unseren Erfolg ist auch eine effiziente Handhabung unserer externen Workforce elementar – nach dem Motto: „Ein glücklicher Übersetzer ist ein guter Übersetzer“. Dabei leistet eure Arbeit einen wichtigen Beitrag. Wie sieht eure Strategie in der Zusammenarbeit mit unserem externen Team aus?
Dorothea: Genau unser Motto! Wir legen immer sehr großen Wert auf die Zahlungsziele unserer Lieferanten. Schließlich geht es hier um das Haupteinkommen der Übersetzer und uns ist es besonders wichtig, dass sie ihr Geld so schnell wie möglich bekommen. Wenn zum Beispiel Feiertage anstehen, dann zahlt man halt auch einmal früher.
Alena: Außerdem haben wir in den vergangenen Jahren angefangen Plunet mehr und mehr in die Prozesse mit einzubeziehen, was die ganze Abwicklung wesentlich erleichtert. Die Übersetzer erhalten jetzt Schritt für Schritt Zugang zum System und können auf der Plattform eine Übersicht aller Ihrer Aufträge einsehen. Das spart einfach auch viel Aufwand, z.B. müssen Sie dann nicht mehr extra auf unsere Projektmanager wegen einzelner Bestellungen zugehen. Alles wurde somit etwas übersichtlicher und wesentlich schneller.
tsd: Auch in der direkten Kundenkommunikation spielt eure Arbeit eine wichtige Rolle. Welche Herausforderungen seht ihr hier insbesondere?
Alena: Generell bezieht sich die Kommunikation mit unseren Kunden auf einen spezifischen Teilbereich. Es ist beizeiten komplex den richtigen Kontakt beim Kunden zu identifizieren, wenn wir Rückfragen zur Rechnungsstellung haben.
tsd: Weiter zum Thema Kundenkommunikation – habt ihr einen bestimmten Prozess im Kopf, wo das besonders gut läuft?
Dorothea: Ja, bei einem unserer Hauptkunden aus dem Maschinenbau. Da haben wir zum Beispiel einen engen Kontakt mit den Ansprechpartnern aus der Buchhaltung. Das erleichtert die Kommunikation enorm und führt insgesamt zu einem regeren Austausch. Wir kriegen wöchentlich Bescheid, welche Projekte abgerechnet werden dürfen und können das von unserer Seite schon einmal prüfen. Meistens kriegen wir dann auch innerhalb einer Woche schon eine Rückmeldung zu dem Thema.
Alena: Bei dem spezifischen Kunden werden wir auch von unseren Ansprechpartnern vorgewarnt, sollte es mal was länger dauern. Darauf kann man sich dann schon mal gut einstellen. Eine klare Kommunikation erleichtert hier vieles!
tsd: Alena, seit vielen Jahren betreust du den Einsatz von Plunet innerhalb des Unternehmens. Wie siehst du die Entwicklung von Software in diesem Bereich?
Alena: Bei tsd nutzen wir Plunet schon seit 2008. Dabei haben wir allerdings zunächst nur einen Teil der Funktionen ausgerollt. Vor circa fünf bis sechs Jahren haben wir dann den sprichwörtlichen „Turbo“ eingelegt. Unser Ziel war es, unter anderem die Produktivität in allen Abteilungen durchweg zu steigern. Von den tausenden Rechnungen, die wir schreiben, werden 99 % nun digital verschickt. Bestellungen können direkt über das System abgewickelt werden. Auch komplexere Workflows können wir für unsere Kunden nun umsetzen.
tsd: Wie kam es dazu?
Alena: Für mich hat die Teilnahme an verschiedenen Veranstaltungen wie z.B. dem Plunet Summit und der Tekom Jahrestagung den Knoten gelöst. Durch Gespräche und im Rahmen von Meetings haben wir uns zunächst die Punkte erarbeitet, die wir relativ einfach umsetzen konnten und wir dachten uns, „okay, das testen wir“ (lacht). Mittlerweile haben wir eine richtige Entwicklungsgeschichte hinter uns – z.B. hat unser IT-Team eigene Funktionen für Plunet programmiert, um bspw. noch detailliertere Auswertungen anfertigen zu können.
tsd: Also ist der Austausch bei Veranstaltungen ein richtiger Kickstarter neuer Ideen gewesen?
Alena: Ja, auf jeden Fall!!! Schon allein durch die Möglichkeit, sich mit anderen Usern auszutauschen und das Programm auch mal aus anderen Blickwinkeln kennenzulernen. Es ist schade, dass der Plunet Summit die letzten zwei Jahre Corona bedingt ausfallen musste. Im letzten Jahr hätte ich eigentlich sogar einen Vortrag halten sollen. Hoffentlich können wir das im nächsten Jahr nachholen.
tsd: Bei tsd haben wir uns traditionell immer stark mit unseren KPIs beschäftigt und basieren darauf viele unserer Unternehmensentscheidungen. Inwiefern haben sich eure Aufgaben in Richtung Controlling entwickelt und welche weiteren Veränderungen seht ihr in den kommenden Jahren auf euch zu kommen?
Alena: Wie bereits erwähnt, können wir durch die intensivere Nutzung von Plunet weitaus mehr und detailliertere Auswertungen anfertigen, was immer mehr Unternehmensentscheidungen vereinfacht. Sollen z. B. bestimmte Sprachteams vergrößert werden oder nicht? Das wird zukünftig natürlich für unsere interne Planung und Entscheidungsfindung immer wichtiger werden und daher auch für unser Team.
Dorothea: Wir lassen uns überraschen (lacht). Der Markt wandelt sich sehr rasant. Einige Auswertungen werden wir zukünftig weniger brauchen und andere, wie bspw. zu Machine Translation, werden immer essenzieller.
Alena: Genau, und durch unsere eigenen Programmierungen für Plunet können wir auch flexibel auf die Änderungen des Marktes eingehen.
tsd: Zu guter Letzt: Was ist für euch das Salz in der Suppe, das für euch den Job besonders spannend und interessant macht?
Alena: Die Kollegen! Mit vielen verbindet mich mittlerweile auch eine enge Freundschaft außerhalb der tsd.
Dorothea: Auf jeden Fall das Team. Nicht nur das interne. Wir arbeiten auch mit unseren Stammübersetzern und einigen Kunden schon jahrelang zusammen und tauschen uns mit ihnen nicht nur über die Arbeit aus. Da bekommt man schon so einiges mit.